HIFK-FRIIDROTT- Tietosuojaseloste

Yhteystiedot rekisteriasioissa

Suvi Lahtinen

suvi.lahtinen@hifkfriidrott.fi

HIFK-Friidrott rf jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste
Tarkistuspäivämäärä: 11.10.2024

1.        Rekisterinpitäjä
HIFK-Friidrott rf
Y-tunnus 1059539–4
Döbelninkatu 2 B 17
00260 Helsinki

2.        Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot
Suvi Lahtinen
suvi.lahtinen@hifkfriidrott.fi

3.        Rekisterin nimi
Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

4.        Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta HIFK-Friidrott rf:n lakisääteiseen velvoitteeseen ja oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
- ylläpitää yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
- jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
- harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
- toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

Tietojen käsittely perustuu työsuhteessa olevien ja toimihenkilöiden osalta HIFK-Friidrott                rf:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön. Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai HIFK-Friidrott rf:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on HIFK-Friidrott yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

5.        Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:
• Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
• Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä seuran muihin tilaisuuksiin
• Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Alaikäisen jäsenen osalta
• Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
• Huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja työsuhteessa olevista ja toimihenkilöistä:
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, henkilötunnus)
• Laskuihin liittyvät tiedot
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä muihin tilaisuuksiin
• Palkanmaksuun liittyvät tiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:
• nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

6.        Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Tiedot voivat kertyä rekisterinpitäjän omassa toiminnassa tai tietoja voidaan saada muista rekisteristä kolmansilta tahoilta.
Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa HIFK-Friidrott rf:lle.

7.        Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Seuran jäsen on automaattisesti jäsen myös Idrottsföreningen Kamraterna, Helsingfors rf. joka toimii IFK:n Keskushallituksena Suomessa. Henkilötietoja luovutetaan säännönmukaisesti eteenpäin keskushallitukselle lajilittojen yhteistyösopimuksen mukaisesti. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste on sama kuin

kohdassa 4 on mainittu.

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä säännönmukaisesti EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietoja voidaan luovuttaa ainakin seuraaviin tarkoituksiin:
1) Kilpailut
- Rekisteröityneen henkilö- ja lisenssitiedot kilpailuun ilmoittautumisen mahdollistamiseksi sekä̈ tulosten laskemista ja julkaisemista varten.

2) Koulutukset, leirit, tapahtumat yms.
- Rekisteröityneestä̈ välitetään tapahtuman toteuttamiseen tarvittavat henkilötiedot kolmansille osapuolille, kuten majoituksen ja kuljetuksen järjestäjille.
- Rekisteröidyn itsensä̈ ilmoittamat ruoka-aine allergiat ja muut terveyteen liittyvät välttämättömät tiedot voidaan ilmoittaa, jotta rekisteröidyn henkeen ja terveyteen kohdistuva etu voidaan taata.

3) Suomi-Sport järjestelmään lisenssin hankintaa varten

4) Vakuutusyhtiöt
Seuran vakuuttamien jäsenten tietoja voidaan luovuttaa vakuutusyhtiön käyttöön.

5) Laskutus ja taloushallinto
- Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.
- Tietoja voidaan luovuttaa palveluntarjoajille, joiden palvelut ovat tarpeellisia seuran laskutuksen, kirjapidon ja muun taloushallinnon kannalta.

6) Viranomaiset
Tietoja voidaan luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä̈, kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.
Henkilötietoja voidaan siirtää̈ muille rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelijä̈ toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyö kumppani voi siirtää̈ henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

8.        Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Rekisterin tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle ja ne on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi. Jäsen voi itse pyytää tietoja poistettavaksi myClub-palvelusta.

Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään. myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu. myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

9.        Rekisteröidyn oikeudet
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. HIFK-Friidrott rf voi kieltäytyä vaatimuksen toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Tätä̈ tietosuojaselostetta voidaan päivittää̈ esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.